توثيق عقد العمل في السعودية

مواكبة للتقدم التكنولوجي والرقمي تعمد المملكة العربية السعودية إلى التحول الرقمي لكافة تعاملاتها برنامج توثيق عقود العقود الكترونيًا يُمكن لأصحاب العمل رفع وتحديث معلومات العمل المتعلقة بعقود العمل لموظفيهم السعوديين وغير السعوديين في القطاع الخاص، مما يساهم في حفظ حقوق المنشآت والعاملين فيها، وكذلك تسهيل أرشفة العقود، وتقليل المشاكل والخلافات والقضايا العمالية.

والنظام الجديد يتيح لأصحاب الأعمال رفع وتحديث المعلومات الخاصة بموظفيهم والتسهيل على صاحب العمل لأرشفتها والرجوع إليها لتحديث البيانات وصحة المعلومات ، كما أن النظام يُعطي العاملين فرصة ميسرة للتحقق من صحة بيانات العقود، لأنها تتيح للموظف مراجعة العقد وضمان مطابقته لنظام العمل والتأكد من صحة البيانات المسجلة فيه، وذلك من خلال خدمة توثيق العقود على بوابة الخدمات الإلكترونية للمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.

وفيما يلي سنتناول خطوات توثيق العقود الكترونيًا والتي هي احدى مبادرات وزارة العمل والتنمية الاجتماعية بالتعاون مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.

رفع العقد عن طريق المنشآت أو الشركات :

نظام التأمينات الاجتماعية يتيح خاصية توثيق العقود لمشرفي المنشآت لكافة موظفيهم، فبإمكان الموظف الاطلاع على كافة تفاصيل العقد المبرم مع المنشأة الكترونيًا، ومن ثم الموافقة أو رفض التوثيق، وفي حال عدم القبول أو رفض العقد من قبل المشترك (الموظف) لمدة تتجاوز 7 أيام فإن العقد يتم توثيقه آليًا من قبل النظام.

خطوات تنفيذ العملية :

  1. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك بالتأمينات أون لاين، ثم قم بالضغط على رابط توثيق العقود.
  2. قم بالبحث عن الموظف بإدخال احدى الأرقام التالية ( رقم المشترك – رقم الاشتراك – رقم الإقامة – رقم الهوية – رقم الحدود – رقم الجواز – الرقم الوظيفي بالمنشأة) ويُمكن أيضًا البحث باختيار الجنسية ( سعودية – غير سعودية – مختلطة ). أو باختيار حالة العقد ( لم يتم الرفع – معلق عند المشترك – مقبول – مقبول آليًا – ملغي – منتهي – مرفوض – مشترك غير نشيط ).
  3. اختيار الموظف المطلوب توثيق عقده ثم الضغط على خيار (رفع العقد).
  4. تعبئة واختيار جميع الحقول اللازمة والذي منها :
  5. اختيار نوع العقد للموظف السعودي (محدود – غير محدود) ولغير السعودي فقط محدد.
  6. اختيار نوع الأجر ( أسبوعي – شهري).
  7. اختيار بداية تاريخ العقد ونهايته.
  8. الضغط على خيار رفع ثم إرفاق صورة العقد.
  9. اختيار لغة الرسالة النصية سواء باللغة العربية أو الإنجليزية، وسوف تُرسل للموظف المطلوب متضمنة رابط العقد.
  10. الضغط على الإقرار، ثم خيار إرسال، فتُرسل الرسالة للموظف حتى يطلع على العقد ويوافق أو يرفض.
  11. تتغير حالة العقد لدى الموظف إلى ( معلق عند المشترك) ويُمكن لمشرف المنشأة الاطلاع على العقد المعلق لدى الموظف.
  12. في حالة رفض العقد من قبل المشترك أو الموظف لمدة تتجاوز 7 أيام فإن العقد يتم توثيقه آليًا من قبل النظام.

ثانيًا : قبول أو رفض العقد عن طريق الموظف

بعد أن يقوم النظام بإرسال رسالة تحتوي رابط العقد، يُصبح بإمكان الموظف الاطلاع على كافة تفاصيل العقد المُبرم مع المنشأة الكترونيًا والموافقة/الرفض لتوثيق العقد.

وفي حالة عدم قبول أو رفض العقد من قبل المشترك (الموظف) لمدة تتجاوز 7 أيام فإن العقد يتم توثيقة آليًا من قبل النظام.

خطوات تنفيذ العملية للموظف :

  1. يتم الضغط على الرابط المرفق في الرسالة النصية، وبعد فتح الرابط يتعين إدخال رقم الهوية الوطنية أو الإقامة وإدخال رمز التحقيق.
  2. يتم إرسال رسالة أخرى فيها رمز تحقق للموظف، وبعد إدخال الرمز، تظهر للمشترك (قائمة العقود المعلقة) ويتم الضغط على العقد المراد.
  3. تظهر للمشترك جميع معلومات العقد وتكون مقسمة كالتالي :
  4. معلومات المشترك والمنشأة.
  5. معلومات الأجر.
  6. معلومات الوظيفة.
  7. معلومات العقد وفيه نسخة من العقد المرفق عن طريق المنشأة ويُمكن الاطلاع على العقد عن طريق الضغط على (تحميل العقد).
  8. بعد أن يطلع المشترك (الموظف) على العقد تُصبح له الخيارات التالية :
  9. قبول العقد بالضغط على خيار (قبول العقد) والضغط على الإقرار، ومن ثم الضغط على خيار (إرسال).
  10. أو رفض العقد باختيار سبب من الأسباب التالية :
  11. خطأ في تاريخ بداية أو نهاية العقد.
  12. العلاقة العمالية بالكامل غير صحيحة.
  13. مشاكل في تفاصيل الأجر.
  14. مشاكل أخرى.

ويجب الانتباه أنه إذا تم اختيار خيار الرفض فيتعين كتابة (الملاحظات) لشرح سبب الرفض.

  1. الضغط على خيار(إرسال) وظهور صفحة أخرى مع رسالة التأكيد.

ثالثًا : استعراض العقود وحالاتها لدى وزارة العمل

يُمكن لمشرفي وزارة العمل استعراض كافة العقود بجميع حالاتها ( لم يتم الرفع – مقبول آليًا – مقبول – منتهي – مرفوض – ملغي – مشترك غير نشيط ) لدى أي منشأة، والنظام يظهر كافة العقود التي تم رفعها لكل موظف على حدة مع إظهار جميع معلومات كل عقد مرفق من المنشأة.

خطوات تنفيذ العملية :

  1. يتم تسجيل الدخول إلى حسابك بالتأمينات أون لاين، ثم الضغط على رابط تسجيل العقود.
  2. تظهر صفحة البحث عن الموظف بإدخال رقم من الأرقام التالية ( رقم الهوية – رقم الاشتراك- رقم المشترك – رقم الإقامة – الرقم الوظيفي بالمنشأة – رقم الحدود – رقم الاستقدام – رقم الجواز ) أو بإمكانك البحث باختيار الجنسية ( سعودية- غير سعودية – مختلطة)، ثم يتم الضغط على خيار البحث، فتظهر بعد ذلك كافة معلومات المشتركين مع إيضاح حالة عقودهم.
  3. يتم اختيار الموظف المطلوب استعراض عقده ومن ثم الضغط على خيار (استعراض معلومات العقد).

رابعًا : استعراض العقود وحالاتها لدى المنشأة

يُتاح لمشرفي المنشأة استعراض كافة العقود بجميع حالاتها ( لم يتم الرفع – معلق عند المشترك – مقبول آليًا – مقبول – ملغي – منتهي – مرفوض – مشترك غير نشيط )، ويظهر النظام كافة العقود التي تم رفعها لكل موظف على حدة مع إظهار جميع معلومات كل عقد مرفق من المنشأة، وبإمكان المنشأة رفع العقود الجديدة التي حالتها منتهية أو مرفوضة.

خطوات تنفيذ العملية :

  1. يتم تسجيل الدخول إلى حسابك بالتأمينات أون لاين، ثم الضغط على رابط توثيق العقود.
  2. يتم البحث عن الموظف بإدخال احدى الأرقام التالية ( رقم الاشتراك – رقم المشترك- رقم الإقامة – رقم الهوية – رقم الحدود – الرقم الوظيفي بالمنشأة – رقم الجواز ) أو بإمكانك البحث باختيار الجنسية (سعودية – غير سعودية – مختلطة) أو باختيار حالة العقد ( معلق عند المشترك – لم يتم الرفع – مقبول – مقبول آليًا – مرفوض – منتهي – ملغي – مشترك غير نشيط).
  3. ويتم اختيار الموظف المطلوب استعراض عقده بالضغط على خيار (استعراض العقد)، وتظهر بعدها كافة العقود المختلفة المتعلقة بالموظف وتوضح فيها تواريخها وحالاتها.
  4. ثم يتم الضغط على خيار (عرض معلومات العقد)، فيتيح ذلك الاطلاع على كافة معلومات العقد المختار وكذلك استعراض نسخة العقد المرفقة مسبقًا.
  5.