أحكام وإجراءات إيداع محاضر اجتماعات الهيئة التأسيسية
لقد ميز المشرع الأردني بعض الشركات بوجود مجموعة من الهيئات للقيام بالإدارة والإشراف، وهذه الهيئات هي مجلس الإدارة وهيئة مراقبة الحسابات والهيئة العامة العادية وغير العادية، وتعتبر الهيئة العامة هي السلطة العليا في إدارة وتوجيه الشركة، حيث تتولى تقرير كل ما يرجع لمصلحتها، وبالأخص مناقشة وإقرار تقرير المؤسسين فيما يتعلق بإجراءات تأسيس الشركة عند عقد الاجتماع التأسيسي، لذا سوف نتناول في هذا المقال أحكام وإجراءات إيداع محاضر اجتماعات الهيئة التأسيسية، وذلك من خلال العناصر الرئيسية الآتية:
ثانيًا: الشركات التي تأخذ بنظام رقابة الهيئة العامة
ثالثًا: أنواع اجتماعات الهيئة العامة للشركة
رابعًا: الغرض من اجتماع الهيئة العامة الأول “التأسيسي”
خامسًا: أحكام الهيئة العامة التأسيسية
سادسًا: رئيس الاجتماع التأسيسي
سابعًا: اختصاصات الهيئة العامة التأسيسية
ثامنًا: محضر مناقشات الهيئة العامة للشركة
تاسعًا: إجراءات إيداع محاضر اجتماع الهيئة العامة التأسيسية للشركات (المساهمة العامة والخاصة)
عاشرًا: إيداع محاضر الاجتماعات التأسيسية للشركات ذات المسؤولية المحدودة
نقدم شرح تفصيلي لكل عنصر من العناصر الرئيسية السابقة فيما يلي:
أولًا: تعريفات هامة
هناك عددًا من المصطلحات التي لابد من معرفتها قبل أن نبدأ في موضوعنا، وذلك لتعلقها بالموضوع، وهذه المصطلحات هي:
١- شركة المساهمة العامة:
لقد عرفت المادة (٩٠) من قانون الشركات شركة المساهمة العامة بأنها “الشركة التي تتكون من عدد المؤسسين لا يقل عن اثنين يكتتبون فيها بأسهم قابلة للإدراج في أسواق الأوراق المالية وللتداول والتحويل وفقًا لأحكام هذا القانون، وأي تشريعات أخري معمول بها”.
٢- شركة المساهمة الخاصة:
المشرع الأردني لم يضع لها تعرفًا محددًا وإنما اكتفى بتكوين الشركة، ويمكن تعرفها بأنها “الشركة التي تتألف من مساهمين، يحدد عددهم قانون الدولة التي تأسست فيها، ويكون رأس مالها مقسما إلى أسهم متساوية القيمة، وهذه الأسهم قابلة للتداول، وتكون مسئولية المساهم فيها محدودة، بالقيمة الأسمية للأسهم التي يمتلكها في الشركة، وسميت الشركات بالمساهمة لسبب واحد أن كل شريك يساهم في تكوين رأس مال الشركة، وتتميز شركات المساهمة برأس مال كبير”([1])
٣- شركة ذات المسؤولية المحدودة:
لقد عرفت المادة ( 53) من قانون الشركات على أنها “شركة تتألف من شخصين أو أكثر، وتعتبر الذمة المالية للشركة مستقلة عن الذمة المالية لكل شريك فيها وتكون الشركة بموجوداتها وأموالها مسؤولة عن الدين والالتزامات المترتبة عليها ولا يكون الشريك مسؤولًا عن تلك الديون والالتزامات والخسائر إلا بمقدار حصصه التي يملكها في الشركة”.
٤- الهيئة العامة:
يقصد بالهيئة العامة للشركات بأنها “الجهاز أو الجمعية الذي يتكون من جميع مساهمي الشركة وتعتبر هي صاحبة السطلة العليا، ومصدر السلطات، في تعيين مجلس إدارة الشركة، ولها حق الإشراف والتوجيه لأعمالها، ولها الحق في تعيين مجلس للمراقبة لضمان حسن إدارة الشركة وتنقسم الهيئة العامة للشركة إلى قسمين عادي، وغير عادي، ويختص كل قسم منهما بمجموعة من الاختصاصات المقررة قانوناً”([2])، وأكد على هذا المعنى ما نصت عليه المادة (٧٦) مكرر والمادة (١٠٦) من قانون الشركات الأردني.
٥- الهيئة العامة التأسيسية:
الهيئة العامة التأسيسية هي التي تنعقد مرة واحدة فقط عند تأسيس الشركة، وتضم المساهمين المؤسسين للشركة فقط، حيث يعتبر مؤسس للشركة كل من يشترك اشتراكًا فعليًا في تأسيسها بنية تحمل المسئولية الناشئة عن ذلك.
وهذا ما يتفق عليه مؤسسو أو مساهمو الشركة في عقد تأسيس الشركة أثناء تقديم طلب تأسيس الشركة إلى المراقب، كما يجب ان يتضمن النظام الأساسي لشركة متي يتم إنعقاد الجمعية التأسيسية وكيف يتم ذلك، والمسؤول عن الاجتماع التأسيسي، والاختصاصات التي من اجلها انعقد هذا الاجتماع.
ثانيًا: الشركات التي تأخذ بنظام رقابة الهيئة العامة
إن المشرع الأردني قد خص بعض الشركات بنظام رقابة الهيئة العامة، وقد يرجع ذلك نظرًا لطبيعة هذه الشركات التي تختلف عن غيرها من الشركات الأخرى، وهذه الشركات هي:
١- الشركة ذات المسؤولية المحدودة.
٢- شركة التوصية بالأسهم.
٣- شركة المساهمة الخاصة.
٤- شركة المساهمة العامة.
ثالثًا: أنواع اجتماعات الهيئة العامة للشركة
هناك نوعين من الاجتماعات التي تعقدها الهيئة العامة للشركة، وكل نوع من هذه الاجتماعات له أهمية خاصة للقيام باختصاصات محددة وفقًا للقانون، وذلك لضمان حسن سير إدارة الشركة، وهذه الأنواع هي:
١- اجتماع الهيئة العامة العادي، وينقسم إلى قسمين وهما:
أ. اجتماع الهيئة العامة العادي الأول “التأسيسي”.
ب. اجتماع الهيئة العامة العادي السنوي.
٢- اجتماع الهيئة العامة غير العادية.
وهناك معيار يجب مراعاته عند تحديد نوع اجتماع الهيئة، حيث ينظر في الأعمال الواجب اتخاذ قرار بشأنها وبناءً عليها يتم تحديد نوع الاجتماع الواجب انعقاده، ولأهمية كل نوع من أنواع هذه الاجتماعات فسوف يكون اجتماع الهيئة العامة العادي التأسيسي محل حديثنا.
رابعًا: الغرض من اجتماع الهيئة العامة الأول “التأسيسي”
لقد مكن المشرع المساهمين في الاجتماع الأول للهيئة الاطلاع على تقرير لجنة المؤسسين والبيانات الأساسية وذلك من أجل أن يعلموا بوضع الشركة والأمور التي حدثت عند تأسيسها وإنشائها والقيام بمناقشتها، وذلك يتفق مع ما ورد في المادة (١٠٦) من القانون.
خامسًا: أحكام الهيئة العامة التأسيسية
لقد نصت المادة (١٠٦/ب) من قانون الشركات على أنه “تطبق على اجتماع الهيئة العامة الأول إجراءات ومتطلبات الدعوة والنصاب القانوني واتخاذ القرارات المطبقة على اجتماعات الهيئة العامة العادية للشركة”، وسوف نوضح هذه الأحكام كما يلي:
١- دعوة الهيئة العامة للاجتماع التأسيسي:
لقد نظمت المادة (٧٨/أ،ب) والمادة(١٤٤) من قانون الشركات الأحكام المتعلقة بالدعوة الهيئة العامة، حيث “تنعقد الهيئة العامة للمساهمين بدعوة من رئيس مجلس الإدارة، في الزمان والمكان اللذان يعينهما نظام الشركة، ولمجلس الإدارة دعوة الجمعية العامة، كلما دعت الضرورة إلى ذلك ويلزم مجلس الإدارة بدعوة الهيئة العامة إلى الانعقاد إذا طلب إليه ذلك مراقب الحسابات، أو عدد من المساهمين المالكين لرأس مال الشركة ويلزم نشر الدعوة إلى الاجتماع بالطرق التي ينص عليها النظام الأساسي للشركة والقانون”([3]).
ويُرفق بالدعوة جدول أعمال الاجتماع وجميع البيانات والمرفقات التي نص على إرسالها للمساهم مع الدعوة ويعتبر أي اجتماع تعقده الهيئة العامة باطلاً إذا لم يحضره المراقب أو من ينتدبه خطيا من موظفي الدائرة، وهناك عده طرق يتم من خلالها تبليغ الدعوة وهي الإرسال بالبريد او التوقيع باليد مقابل الاستلام أو بوسائل الاتصال الإلكترونية وفقًا للقانون المعاملات الإلكترونية.
٢- جدول أعمال الهيئة العامة:
يجب أن تتضمن دعوة الهيئة العامة جدول الأعمال بالأمور التي سيتم عرضها عليها لمناقشتها بنسخة من أي وثائق أو بيانات تتعلق بتلك الأمور، وأي أمور أخرى تقترح الهيئة العامة إدراجها في جدول الأعمال ويدخل في نطاق أعمال الاجتماع العادي للهيئة العامة على أن يقترن إدراج هذا الاقتراح في جدول الأعمال بموافقة عدد من المساهمين يمثلون ما لا يقل عن (10%) من الاسهم الممثلة في الاجتماع، وذلك طبقًا لنص المادة (١٧١) من قانون الشركات.
٣- نصاب الاجتماع:
يعتبر الاجتماع العادي للهيئة العامة للشركة المساهمة العامة قانونيًا إذا حضره مساهمون يمثلون أكثر من نصف أسهم الشركة المكتتب بها، وإذا لم يتوفر هذا النصاب بمضي ساعة من الموعد المحدد للاجتماع، يوجه رئيس مجلس الإدارة الدعوة إلى الهيئة العامة بعقد اجتماع ثان يعقد خلال المدة المحددة وفقًا للقانون بإعلان ينشر في صحيفتين يوميتين محليتين وقبل موعد الاجتماع بثلاثة أيام على الأقل ويعتبر الاجتماع الثاني قانونيًا مهما كان عدد الأسهم الممثلة فيه.
٤- قرارت الهيئة العامة:
القرارات الصادرة من الهيئة العامة للشركة في أي اجتماع تعقده تكون ملزمة لمجلس الإدارة ولجميع المساهمين الذين حضروا الاجتماع والذين لم يحضروا، شريطة ذلك أن يكون الاجتماع انعقد بنصاب قانوني، وأن تكون القرارات الصادرة قد اتخذت وفقًا لأحكام هذا القانون والأنظمة الصادرة بمقتضاه.
سادسًا: رئيس الاجتماع التأسيسي
اشترط المشرع لصحة اجتماع الهيئة العامة التأسيسي للشركة أن يرأس أحد أعضاء لجنة مؤسسي الشركة المكلفين بإدارة الشركة بموجب احكام المادة (92) من هذا القانون، وذلك بناءً على ما ورد في المادة (١٠٦/أ) من القانون.
سابعًا: اختصاصات الهيئة العامة التأسيسية
لقد خص المشرع الهيئة العامة في اجتماعها الأول بمجموعة من الاختصاصات، حيث ورد في المادة (١٠٦/أ) من القانون أنه يجب على الهيئة في هذا الاجتماع أن تقوم بالأعمال الآتية:
١- على المكلفين بإدارة الشركة الاطلاع على تقرير لجنة مؤسسي الشركة، ويجب أن يتضمن هذا التقرير بيانات ومعلومات وافية عن كافة أعمال التأسيس والإجراءات الواجب إتباعها مع المستندات المؤيدة لها، والتأكد من صحتها وموافقتها للقانون ونظام الأساسي للشركة.
٢- الاطلاع على نفقات التأسيس المدققة والمصادق عليها من مدقق حسابات الشركة ومناقشتها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها.
٣- انتخاب مجلس الإدارة الأول للشركة.
٤- انتخاب مدقق او مدققي حسابات الشركة وتحديد اتعابهم او تفويض مجلس الادارة بتحديدها.
وفي حالة اعتراض مساهمون بالشركة على أي بند من بنود نفقات تأسيس في اجتماع الهيئة العامة الأول للشركة، يجب على المراقب أن يتحقق من صحة الاعتراض وتسويته وألا يقل أسهمهم عن (٢٠٪) من الأسهم الممثلة في اجتماع الهيئة العامة الأول، فإذا لم يستطع يمكن لمقدمي طلب الاعتراض أن يرفع رفع دعوي للمحكمة، ولا تؤثر هذه الدعوى على استمرار الشركة إلا إذا قررت المحكمة غير ذلك.
ثامنًا: محضر مناقشات الهيئة العامة للشركة
لقد أوجب القانون على رئيس مجلس الإدارة الأول للشركة أن يعطي المراقب نسخة من محضر اجتماع الهيئة العامة الأول للشركة والوثائق والبيانات التي قدمتها لجنة مؤسسي الشركة إلى الهيئة العامة وذلك خلال خمسة عشر يومًا من تاريخ اجتماع الهيئة العامة الأول.
يجب على المراقب أن يقوم بمراجعة وتدقيق الأوراق المقدمة، فإذا اتضح له أن الشركة قد أغفلت في مرحلة تأسيسها تطبيق أي نص أو حكم قانوني أو خالفت مثل ذلك النص أو الحكم فيجب أن ينذر الشركة خطيًا بتصحيح أوضاعها، بحيث يكون ذلك خلال ثلاثة أشهر من تاريخ تبليغها الإنذار، فاذا لم تمتثل لما تطلبه الإنذار أحالها إلى المحكمة، أما إذا اتضح له أن الإجراءات كانت صحيحة وسليمة من الناحية القانونية، فعليه أن يعلم الشركة خطيًا بذلك وأن أعمالها مشروعة، وهذا ما ذكرته المادة (١٠٨) من قانون الشركات.
كما أوجب المشرع في المادة (١٨١) من القانون أنه على رئيس الهيئة أن يعين كاتب لتدوين محضر بوقائع اجتماع الهيئة، بحيث يكون هذا الكاتب من بين المساهمين أو من موظفي الشركة، ويجب عليه أن يحرر المحضر بخلاصة وافية لكافة المناقشات والقرارات التي اتخذت فيه وكل ما حدث أثناء الاجتماع، كما يعين عدداً من المراقبين لا يقل عن اثنين لجمع الأصوات وفرزها ويتولى المراقب أو من يمثله إعلان النتائج التي يسفر عنها التصويت.
إضافة لذلك يجب أن يدرج في محضر اجتماع الهيئة العامة النصاب القانوني للاجتماع والأمور التي عرضت فيه والقرارات التي اتخذت بشأنها وعدد الاصوات المؤيدة لكل قرار، والمعارضة له والأصوات التي لم تظهر ومداولات الهيئة العامة التي يطلب المساهمون إثباتها في المحضر، ويوقع هذا المحضر من رئيس الاجتماع والمراقب والكاتب، ويجب توثيق هذا المحضر في سجل خاص يعد في الشركة لهذه الغاية.
تاسعًا: إجراءات إيداع محاضر اجتماع الهيئة العامة التأسيسية للشركات (المساهمة العامة والخاصة)
يتم إيداع محاضر الاجتماعات التأسيسية للشركات المساهمة العامة والخاصة من خلال الإجراءات الآتية:
- استخراج ورقة دور.
- استدعاء المراجع/متلقي الخدمة والتأكد من هويته وصفته ثم يسحب موظف الشباك المعني الطلب مع رقم الوارد ويرفق الوثائق المطلوبة.
- التأكد من عدد أعضاء مجلس إدارة في عقد التأسيس.
- التأكد أن المحضر معد بشكل أصولي حسب النموذج المعتمد لدى مراقبة الشركات.
- التأكد من تعيين مدقق حسابات للعام المالي الأول للشركة.
- التأكد من إرسال الدعوات حسب الاصول وتوقيع الحاضرين أو وكلائهم ونسبة الحضور المطلوبة بموجب القانون.
- التأكد من تبليغ المساهمين إما مقابل التوقيع بالاستلام باليد أو إرسال بالبريد قبل 15 يوما على الاقل للشركة المساهمة الخاصة.
- إصدار أمر قبض وتسليمه للمراجع.
- يُسلم المراجع امر القبض للصندوق ويدفع الرسوم القانونية ويستلم الوصل.
- يُسلم المراجع الوصل للشباك المعني.
- إصدار الشهادة حسب الأصول.
- تسليم الشهادة للمراجع.
عاشرًا: إيداع محاضر الاجتماعات التأسيسية للشركات ذات المسؤولية المحدودة
يتم إيداع محاضر الاجتماعات التأسيسية للشركات ذات المسؤولية المحدودة من خلال الإجراءات الآتية:
- استخراج ورقة دور.
- استدعاء المراجع/متلقي الخدمة والتأكد من هويته وصفته ثم يسحب موظف الشباك المعني الطلب مع رقم الوارد ويرفق الوثائق المطلوبة.
3.التأكد من نوع ادارة الشركة في عقد التأسيس (مدير او هيئة مديرين).
- مطابقة نوع ادارة الشركة لما هو مذكور في الاعلان.
- التأكد أن المحضر معد بشكل اصولي حسب النموذج المعتمد لدى مراقبة الشركات.
- التأكد من تعيين مدقق حسابات للسنة المالية الأولى للشركة.
- التأكد من ان نسبة الحضور 1+50 ان لم تكن 100%.
- التأكد من توقيع الشركاء الحاضرين أو وكلاؤهم من الشركاء أو الغير (بشرط أن يكون مثبتًا في العقد في بند الأحكام الخاصة أنه يحق للشركاء تفويض الغير في حضور اجتماعات الهيئة العامة العادية وغير العادية)
- التأكد من تبلغ الشركاء الغائبين (إما بإرفاق الدعوة المرسلة للشريك الغائب موقعة منه بالذات أنه استلم أو أنها مبلغة بالبريد المسجل ويتم إرفاق فيشة الإرسالية المسجلة على أن تكون الدعوة موجهة في كلا الحالتين قبل ١٥ يوم من موعد الاجتماع).
- إصدار أمر قبض وتسليمه للمراجع.
- يُسلم المراجع أمر القبض للصندوق ويدفع الرسوم القانونية ويستلم الوصل.
- يُسلم المراجع الوصل للشباك المعني.
- إصدار الشهادة وتسليمها للمراجع.
إعداد/ محمد محمود
[1]– د. هاني صلاح سري الدين، دروس في الشركات، (ص٥٨٦).
[2]– د. عزيز العكيلي، شرح القانون التجاري، ج٤، (ص٢٢٥).
[3]– د. سميحة القليوبي، الشركات التجارية، (ص٩٠٢).
